Pengenalan Aplikasi Pengelolaan dan Inventarisasi Logistik
Oleh: M. Iqbal Fathurrahman
Pelaksana Sub Bagian Keuangan, Umum dan Logistik Set. KPU Kabupaten Sintang
Berdasarkan Keputusan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia Nomor: 421/HK.03-Kpt/07/KPU/IX/2020 tentang Pedoman Teknis Tata Kelola Pemeliharaan dan Inventarisasi Logistik Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan wWakil Bupati, dan/atau Walikota dan Wakil Walikota. Logistik adalah perlengkapan pemungutan suara dan dukungan perlengkapan lainnya yang digunakan untuk pelaksanaan pemungutan dan penghitungan suara untuk setiap tingkatan badan penyelenggara dalam penyelenggaraan pemilihan. Maka, Pengelolaan Logistik adalah proses tata kelola terkait perlengkapan pemungutan Suara dan dukungan perlengkapan lainnya yang digunakan untuk pelaksanaan pemungutan dan penghitungan suara untuk setiap tingkatan badan penyelenggara dalam penyelenggaraan pemilihan.
Secara garis besar, jika memperhatikan proses pengelolaan logistik pada Keputusan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia Nomor: 421/HK.03-Kpt/07/KPU/IX/2020 tentang Pedoman Teknis Tata Kelola Pemeliharaan dan Inventarisasi Logistik Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, dan/atau Walikota dan Wakil Walikota, maka proses pengelolaan logistik dibagi dalam beberapa tahap:
Sebagai bentuk implementasi teknologi informasi dalam pengelolaan logistik, KPU menggunakan beberapa aplikasi dalam proses pengelolaan logistik diatas. Implementasi teknologi informasi ini diterapkan dalam beberapa aplikasi untuk mempermudah dan mengintegrasikan inventarisasi logistik.
Pengadaan Logistik
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) telah menyediakan berbagai platform dalam proses pengadaan Barang/Jasa hingga ke tingkat satuan kerja. Namun, dalam konteks pengelolaan logistik, terdapat 3 aplikasi yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan dalam proses pengadaan logistik bahkan sejak Pemilihan Kepala Daerah Tahun 2018 lalu.
SIRUP
SIRUP merupakan singkatan dari Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan. Berdasarkan Perlem Nomor 12 Tahun 2021, Lembaga Pemerintah wajib mengumumkan seluruh Pengadaan Barang dan Jasa melalui aplikasi SIRUP. Tak terkecuali dengan Logistik Pemilu. Namun, dalam kasus ini aplikasi SIRUP memiliki fungsi yang lebih dikarenakan merupakan awal dari proses pembelian melalui E-Katalog. Apabila PPK/PPBJ tidak melakukan pengumuman pengadaan Barang/Jasa di SIRUP, maka PPK/PPBJ tidak dapat melalui pembelian di aplikasi E-Katalog. Maka dari itu, dalam Surat Ketua Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia Nomor: 722/PP.08.2-SD/07/KPU/IX/2020 tentang: Jumlah Kebutuhan dan Spesifikasi Teknis Kotak Suara, Bilik Pemungutan Suara, Tinta, Segel, Sampul dan Kabel Ties Pengaman Kotak Suara dalam Rangka Penyusunan Katalog Sektoral Pemilihan Tahun 2020, pada Poin 3 memerintahkan KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota penyelenggara Pemilihan Tahun 2020 diwajibkan untuk mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) kedalam aplikasi SIRUP sebelum melakukan pembelian melalui aplikasi E-Katalog.
LPSE
Pada Pemilihan Tahun 2020 lalu, selain melakukan pengadaan barang logistik untuk keperluan Pemungutan dan Penghitungan Suara. KPU penyelenggara Pemilihan 2020 juga wajib melakukan pembelian APD (Alat Pelindung Diri) dalam rangka pencegahan penyebaran Covid-19. Jumlah APD yang begitu banyak membuat nominal harga pembelian APD juga semakin tinggi bahkan melebihi batas Pengadaan Langsung (PL) yakni Rp. 200.000.000,-. Hal ini, membuat pengadaan harus dilakukan melalui metode tender. Aplikasi LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) dipakai guna menghubungkan proses pengadaan melalui tender. Di KPU Kabupaten Sintang, proses pengadaan tender dilakukan melalui UKPBJ (Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa) KPU Provinsi Kalimantan Barat dan KPU Republik Indonesia. Aplikasi ini juga merupakan kelanjutan dari aplikasi SIRUP, karena pelaksanaan pengumuman pengadaan sebelum penyerahan proses tender dilakukan pada aplikasi SIRUP.
E-Katalog
Sejak Pemilu Tahun 2015 secara bertahap KPU Kabupaten Sintang melaksanakan pengadaan logistik melalui Katalog Elektronik Pemerintah atau E-Katalog. Pada Pemilihan Serentak tahun 2020 lalu, KPU telah melaksanakan pembelian 11 item logistik melalui E-Katalog, diantaranya: Kotak Suara, Bilik Pemungutan Suara, Formulir Model C Berhologram, Sampul, Tinta, Segel, Kabel Ties Surat Suara, Alat Bantu Coblos Tuna Netra, Daftar Pasangan Calon, hingga Buku Panduan. Dalam pelaksanaannya, sebenarnya E-Katalog memiliki fungsi untuk mengurangi resiko dalam pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa.
Pengepakan dan Penyaluran Logistik
Perlu ketepatan dan kejelian dalam proses pengepakan dan penyaluran logistik. Apabila dalam proses penghitungan kebutuhan penyaluran logistik terjadi kesalahan, maka dapat mengakibatkan hal yang fatal. Namun, terdapat satu aplikasi dalam proses penyaluran logistik yang dapat membantu untuk mengurangi resiko kesalahan penghitungan jumlah logistik yang akan disalurkan. Aplikasi tersebut adalah SILOG.
SILOG adalah singkatan dari Sistem Informasi Logistik. aplikasi ini memiliki peran yang cukup banyak dalam proses pengelolaan logistik mulai dari kedatangan logistik hingga proses penyaluran logistik. Aplikasi SILOG memiliki fungsi inventarisasi kedatangan logistik. Logistik apa yang datang ke KPU, Kapan logistik tersebut datang, berapa rincian penyaluran logistik hingga kemanakah logistik tersebut di salurkan. Hal ini tentu memudahkan proses inventarisasi dan pencatatan logistik dan mengurangi resiko kesalahan penghitungan dan penyaluran logistik, terutama untuk kebutuhan surat suara. Pada Pemilihan serentak Tahun 2020 lalu, aplikasi SILOG tidak digunakan. Namun, pada Pemilu 2024 nanti, aplikasi tersebut rencananya akan digunakan kembali untuk mempermudah proses pencatatan logistik oleh KPU Kabupaten/Kota dan mendapatkan pengawasan secara berjenjang oleh KPU Provinsi dan KPU RI.
Penghapusan dan Inventarisasi Eks. Logistilk
Setelah pelaksanaan pemungutan dan penghitungan suara di tingkat TPS, PPK hingga KPU Kabupaten/Kota, selanjutnya KPU di tingkat Kabupaten/Kota harus melaksanakan pencatatan kembali logistik yang disimpan di gudang logistik pasca pemungutan, penghitungan dan rekapitulasi suara. Proses pencatatan ini dilakukan dalam aplikasi persediaan. Hal ini, memudahkan KPU Kabupaten/Kota untuk melakukan inventarisasi pasca Pemili/Pemilihan. Selain itu, KPU Kabupaten/Kota wajib untuk melaksanakan stock opname dan pengecekan kondisi logistik yang berada di gudang KPU. Terdapat perlakuan sendiri dalam pencatatan terhadap barang logistik yang sudah rusak dan logistik yang masih baik.
Demikian pengenalan aplikasi-aplikasi pengelolaan logistik yang telah digunakan KPU dalam memudahkan proses pengelolaan logistik. Tentu kedepannya, akan ada perbaikan dan pembaharuan sistem penggunaan teknologi informasi bukan hanya dalam logistik, tetapi dalam semua bidang dan proses tahapan Pemilu/Pemilihan. Hal ini tentu diperlukan untuk semakin menjadikan kinerja KPU menjadi cepat, mudah dan terintegrasi..